RGPD (référé 145 CPC) : Un salarié d’une banque obtient l’intégralité des messages « Teams » et « Outlook » (CA Paris 2/10/25, définitif)

Dans un arrêt du 18 juin 2025 (n° 23-19.022) publié au bulletin, la Cour de cassation affirme que les courriels émis ou reçus par un salarié grâce à sa messagerie électronique professionnelle sont des données à caractère personnel au sens de l’article 4 du RGPD et, que le salarié a le droit d’accéder à ces courriels, l’employeur devant lui fournir tant les métadonnées (horodatage, destinataires...) que leur contenu, sauf si les éléments dont la communication est demandée sont de nature à porter atteinte aux droits et libertés d’autrui.

Dans un arrêt définitif du 2 octobre 2025, la Cour d’appel de Paris va dans le même sens et ordonne la communication d’une copie du contenu intégral des messages envoyés et reçus par M. X à partir de ses messageries électroniques “Outlook” et “Teams”, hors les pièces jointes ou annexées, pour la période du 1er janvier 2024 au 08 octobre 2024 sous astreinte de 20 euros par document et par jour de retard.

Cet arrêt est définitif.

1) MOTIFS DE LA DÉCISION :

Dans un arrêt définitif du 2 octobre 2025, la cour d’appel de Paris , statuant publiquement par arrêt contradictoire mis à disposition au greffe,

INFIRME l’ordonnance rendue le 03 mars 2025 par le conseil de prud’hommes de Paris.

Statuant à nouveau,

ORDONNE la communication d’une copie du contenu intégral des messages envoyés et reçus par M. X à partir de ses messageries électroniques “Outlook” et “Teams”, hors les pièces jointes ou annexées, pour la période du 1er janvier 2024 au 08 octobre 2024 sous astreinte de 20 euros par document et par jour de retard constaté dans le délai de deux mois après la notification du présent arrêt.

ORDONNE aux parties de n’utiliser les données communiquées que dans le cadre de la procédure judiciaire devant le Conseil de prud’hommes et le cas échéant la Cour d’appel ;

CONDAMNE la société ABN Amro Bank à payer à M. X la somme 2.500 euros sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile, toutes causes confondues.

DÉBOUTE M. X du surplus de ses demandes.

DÉBOUTE la société ABN Amro Bank de ses demandes reconventionnelles.

CONDAMNE la société ABN Amro Bank aux dépens de première instance et d'appel.

Prononcé par mise à disposition au greffe de la cour, les parties en ayant été préalablement avisées dans les conditions prévues au deuxième alinéa de l'article 450 du code de procédure civile.

M. X fait valoir que ses demandes de communication de documents ou de rétablissement de ses accès aux messageries professionnelles sont proportionnées et indispensables à l’exercice de son droit à la preuve dans le but de contester son licenciement. Il indique que l’accès à la messagerie professionnelle est nécessaire à la réfutation des griefs développés au soutien de son licenciement.

Par ailleurs, il soutient que la production de ses agendas professionnels permettra de démontrer le rythme et l’amplitude de ses journées de travail.

La société oppose que le principe édicté par l’article 15 du “RGPD” a été respecté et qu’elle a communiqué l’ensemble des documents issus de son dossier de collaborateur et toutes les données personnelles enregistrées dans les outils et applications en sa possession.

Elle soutient que la juridiction prud’homale a été saisie au fond par requête déposée le 10 mars 2025, soit avant sa déclaration d’appel consécutive au référé.

Elle fait valoir que la demande de M. X porte une atteinte disproportionnée aux droits de la banque, de ses clients et des collaborateurs de la banque, tant personnels que commerciaux (droit des affaires).

Sur ce,

L’article 145 du code de procédure civile dispose que “les mesures d’instruction légalement admissibles peuvent être ordonnées s’il existe un motif légitime de conserver ou d’établir avant tout procès la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d’un litige”.

Le respect de la vie personnelle du salarié et le secret des affaires ne constituent pas en eux-mêmes un obstacle à l'application des dispositions de l'article 145 du code de procédure civile, dès lors que le juge constate que les mesures demandées procèdent d'un motif légitime et sont nécessaires à la protection des droits de la partie qui les a sollicitées.

Le droit à la preuve ne peut justifier la production d'éléments portant atteinte à la vie privée qu'à la condition que cette production soit indispensable à l'exercice de ce droit et que l'atteinte éventuelle soit proportionnée au but poursuivi.

Leur mise en œuvre n'est donc pas soumise à une condition d'urgence, ni à l'absence de contestation sérieuse, ni à l'existence justifiée ou supposée d'un trouble manifestement illicite.

En effet, pour pouvoir présenter les éléments à l’appui d’une éventuelle atteinte à ses droits, le salarié a besoin d’être en possession d’éléments d’information factuels permettant d’établir des manquements éventuels de son employeur.

La formation de référé ayant le pouvoir d’ordonner la remise de documents, la décision de première instance sera infirmée en ce qu'elle a dit n'y avoir lieu à référé sur les demandes.

Par ailleurs, il est acquis aux débats que la juridiction prud’homale a été saisie au fond par requête déposée le 10 mars 2025, soit sept jours après le prononcé de l’ordonnance de référé, peu important que cette saisie soit antérieure à la déclaration d’appel, la saisie “au fond” de M. X étant postérieure à celle de la formation de référé, étant rappelé, par ailleurs, que la société ne sollicite nullement l’irrecevabilité de la demande de communication de pièces qui est, en l’espèce, recevable mais l’absence de caractère légitime de la demande.

Il est acquis aux débats que M. X a été convoqué à un entretien préalable, avec mise à pied conservatoire, par lettre datée du 20 septembre 2024 et licencié par lettre du 08 octobre 2024.

Cependant, ayant saisi la commission paritaire de la banque le 11 octobre 2024 et celle-ci ayant rendu son avis le 28 octobre 2024, son licenciement n’a été effectif que suite à une nouvelle notification le 17 janvier 2025, notification faisant débuter son préavis de trois mois dont la société l’a finalement dispensé.

Il est acquis aux débats que, suite la mise à pied conservatoire datée du 20 septembre 2024, M. X n’a plus eu accès à sa messagerie professionnelle à compter du même jour à 09h00, date et heure à laquelle la société a interrompu tous les accès de M. X aux messageries ” Outlook ” et “ Teams ” et ce jusqu’au dernier jour de sa relation de travail.

Il est, aussi, acquis aux débats que la société lui a transféré, le 03 décembre 2024, les éléments contenus dans son dossier personnel et le 23 janvier 2025, des éléments de sa messagerie “ Outlook ” (date et horaire) excluant leurs contenus et les références des correspondants extérieurs à l’entreprise.

Au regard des circonstances du licenciement (mise à pied conservatoire, saisie de la commission paritaire, délai de près de trois mois entre cet avis et la notification finale du licenciement et enfin, la dispense de préavis et la suspension d’accès à ses messageries professionnelles depuis le début de la procédure disciplinaire), M. X justifie de son intérêt légitime à obtenir des éléments de preuve concernant ses demandes relatives, d’une part, à son licenciement pour faute grave et, d’autre part, à la contestation de la validité de sa convention de forfait jour.

Or, aux termes du point (1) de l'article 4 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD), on entend par “données à caractère personnel” toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée “personne concernée”).

Est réputée être une “personne physique identifiable” toute personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Selon l'article 15, § 3 et 4, du RGPD relatif au « Droit d'accès de la personne concernée », celle-ci a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès aux dites données à caractère personnel.

Le responsable du traitement fournit une copie des données à caractère personnel faisant l'objet d'un traitement, sous réserve que le droit d'obtenir une copie ne porte pas atteinte aux droits et libertés d'autrui.

Il en résulte, d'une part, que les courriels émis ou reçus par le salarié grâce à sa messagerie électronique professionnelle sont des données à caractère personnel au sens de l'article 4 du RGPD et, d'autre part, que le salarié a le droit d'accéder à ces courriels, l'employeur devant lui fournir tant les métadonnées (horodatage, destinataires, …) que leur contenu, sauf si les éléments, dont la communication est demandée, sont de nature à porter atteinte aux droits et libertés d'autrui.

Or, si les annexes ou les pièces jointes peuvent constituer des éléments liés au secret des affaires lorsqu’elles sont adressées par ou à destination de clients, les contenus des messages relèvent des données à caractère personnel et M. X est légitime a en demandé la communication, étant rappelé aux parties que leur utilisation ne pourra s’effectuer que dans le cadre de la procédure judiciaire devant le conseil de prud’hommes et le cas échéant la cour d’appel.

Sur le rétablissement des accès informatiques aux messageries professionnelles “Outlook” et “Teams”, la cour relève que cette demande excède les dispositions légales du RGPD qui limite à la communication des données personnelles et non à l’accès aux applications informatiques de la société étant donné qu’en l’absence de communication de la totalité des éléments justifiée par le demandeur, il appartiendra aux juridictions d’en tirer toutes conséquences.

Sur la communication des agendas “Outlook” ou des horaires de connexion au poste informatique, la cour relève que ses demandes ne relèvent pas des données personnelles telles que définies par les dispositions sus visées.

Ainsi, il y a lieu de faire droit à M. X de la communication du contenu des messages de ses messageries professionnelles “ Outlook ” et “ Teams ”, hors les pièces jointes ou annexées, pour la période du 1er janvier 2024 au 08 octobre 2024, étant rappelé que la société a déjà produit une liste de ses communications incrémentées de leurs dates et horaires pour les trois dernières années de la relation contractuelle, et de rejeter les autres demandes d’accès directs à ses messageries, ou aux heures de connexion à l’informatique ou de communication des agendas.

Sur les autres demandes :

Au regard de la solution du litige, une astreinte est ordonnée et limitée à la somme de 20 euros par document et par jour de retard constaté dans le délai de deux mois après la signification du présent arrêt.

Compte tenu de la solution du litige, la société sera condamnée aux entiers dépens de première instance et d'appel ainsi qu'à verser à M. X la somme de 2.500 euros sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile pour l'ensemble de la procédure.

Voir aussi

RGPD - courriels de messagerie professionnelle = données à caractère personnel = droit d’accès du salarié (cass. soc. 18 juin 2025).

https://www.village-justice.com/articles/courriels-emis-recus-par-salarie-via-messagerie-donnees-caractere-personnel,53837.html

Discrimination et référé article 145 du CPC : une salariée obtient les bulletins de paie de ses 16 collègues. https://www.village-justice.com/articles/discrimination-refere-article-145-cpc-une-salariee-obtient-les-bulletins-paie,32853.html

Salariés, cadres : comment obtenir la communication des preuves détenues par votre employeur ?

https://www.village-justice.com/articles/salaries-cadres-comment-obtenir-communication-des-preuves-detenues-par-votre,30295.html

Frédéric CHHUM avocat et ancien membre du conseil de l’ordre des avocats de Paris (mandat 2019-2021)

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